As empresas que costumam realizar muitas viagens de negócios precisam ficar atentas ao planejamento e à organização desses eventos, já que existe uma série de providências a serem tomadas e detalhes a serem pensados. Além disso, as despesas envolvidas em uma viagem corporativa precisam ser controladas para não prejudicar o orçamento da empresa.
Uma tarefa de tamanha complexidade demanda um perfil de profissional que seja capaz de lidar com o planejamento e a realização dos eventos: o gestor de viagens corporativas, cujo papel tem se tornado cada vez mais importante no mercado.
Você sabe o que faz um gestor de viagens corporativas? Neste post, a gente explica quais são as suas principais funções!
Como você deve imaginar, as viagens corporativas envolvem vários detalhes, e cabe ao gestor especializado nessa área a tarefa de planejar toda a logística: elencar os documentos necessários, negociar com parceiros e prestadores de serviço para encontra a melhor oferta, reservar passagens e hotéis, e até mesmo planejar como se dará o deslocamento no local de destino.
Se você acompanha nosso blog, já sabe que a política de viagens da empresa é extremamente importante, porque é esse documento que estabelece as regras a serem obedecidas durante viagens corporativas. Dentre essas normas, estão os limites de despesas, os valores das diárias concedidas para cada funcionário, as categorias de voos e hotéis para os diferentes cargos da empresa, os comprovantes exigidos para reembolso, que tipo de despesa pode ou não ser ressarcida, entre outras diretrizes.
O gestor de viagens corporativas é o responsável pela elaboração da política da empresa, fazendo com que ela reflita os valores, a cultura, os objetivos e as peculiaridades do negócio, buscando a padronização dos procedimentos e a otimização dos resultados obtidos, e contribuindo para evitar problemas e conflitos.
Além de pensar nas regras da política, também é função do gestor implementá-la de maneira clara e precisa, e fazer com todos os colaboradores da empresa estejam cientes das normas, respeitando-as quando estão em deslocamento.
Provavelmente uma das atribuições mais importantes do gestor de viagens corporativas é controlar as despesas de viagem, fazendo o orçamento render. Do planejamento à execução, esse profissional é responsável por encontrar as opções mais econômicas e convenientes de passagens, diárias, locação de carros, transporte, sempre buscando o melhor custo-benefício.
O gestor deve ser capaz de otimizar o uso dos recursos da empresa sem prejudicar a segurança e o bem-estar do viajante, respeitando a cultura e a política de viagens da organização.
A elaboração dos famosos relatórios de viagens corporativas também está sob a responsabilidade do gestor. Esse profissional deve ser capaz de comprovar, por meio desses documentos, como se deu o transporte e a hospedagem do viajante, quais foram os custos totais, em que despesas o dinheiro foi usado, qual foi a economia alcançada e quais foram os resultados obtidos, dentre outros dados que ajudarão no planejamento das viagens futuras.
Planejar e executar uma viagem corporativa não é tarefa fácil. A boa notícia é que, hoje, já há diversas soluções tecnológicas que facilitam a rotina do gestor de viagens e ainda ajudam a controlar as despesas.
Por exemplo, há sites e aplicativos comparadores de preços de hotéis e passagens aéreas, facilitando a tomada de decisão e colaborando para a economia. Também é possível usar serviços de reservas e check-in eletrônicos para poupar tempo e recursos, e tornar a viagem mais conveniente, prática e segura.
Outra dica importante é utilizar uma ferramenta especializada em despesas e reembolsos corporativos, como o Rexpense. Com ele, o gestor consegue administrar as despesas, adiantamentos e reembolsos, com muito mais rapidez e praticidade.
Além disso, fazer relatórios se torna um processo muito mais simples, já que as tarefas são automatizadas e muito intuitivas, facilitando a gestão e evitando erros e retrabalho. O controle financeiro também é feito de forma automática, de modo que que o status possa ser atualizado a qualquer momento por meio de um dispositivo com acesso à internet.
O Rexpense tem muitas outras funcionalidades para simplificar o trabalho do gestor e sua equipe.