A gente sabe que o ideal é planejar as viagens corporativas com antecedência, porém, imprevistos acontecem e pode ocorrer de aparecer uma viagem de emergência. E agora? Calma, nem tudo está perdido: com um pouco de foco e disciplina, é possível organizar uma viagem de negócios mesmo tendo pouco tempo disponível.
Quer saber como? Neste post, a gente conta!
A tarefa mais urgente em viagens de última hora é, certamente, reservar as passagens aéreas, afinal, sem elas não há como o viajante se deslocar.
Como o valor das passagens varia conforme a demanda, prepare-se para ter que desembolsar mais do que você gastaria se tivesse comprado com antecedência. Mas dá para ficar de olho em algumas dicas para economizar. Por exemplo, os valores de voos no início e no final de feriados costumam ser mais altos, assim como os de voos que acontecem às segundas e sextas, já que se tratam de dias importantes para o turismo. Portanto, é bom evitar tais datas.
Para poupar recursos e não estourar a verba da viagem, o ideal é priorizar voos de madrugada e no meio da semana, se possível. Mas atenção: os horários e dias de maior procura podem variar de acordo com a cidade de destino, por isso, sempre vale a pena pesquisar antes.
Em viagens emergenciais, não há tempo a perder com engarrafamentos e perrengues no transporte público. Optar por hotéis distantes do aeroporto e dos locais onde ocorrerão as reuniões, visitas ou eventos de que o colaborador vai participar pode acabar gerando atrasos.
Por isso, é importante considerar a localidade na hora de reservar as acomodações. Dê preferência a hotéis localizados perto dos locais dos compromissos, ou de regiões centrais da cidade, e que sejam de fácil acesso. Isso otimiza o tempo do viajante corporativo e minimiza os estresses inerentes a viagens emergenciais.
Em viagens de última hora, é fato que o gestor precisa estar preparado para gastar mais. Ainda assim, é possível administrar os gastos para não exceder o orçamento e prejudicar a empresa. Para isso, é fundamental ter uma política de viagens bem consolidada, e, logicamente, respeitá-la!
A política de viagens corporativas deve trazer claramente as regras a serem cumpridas e os limites de gastos, para que todos os colaboradores estejam cientes. É importante incluir também recomendações para situações de urgência, estipulando quem tem autonomia para solicitar viagens de negócios emergenciais, a quem esses colaboradores devem se reportar, o teto para as despesas nas viagens de última hora e as instruções para solicitação de reembolso.
Para quem não quer errar, a dica é contratar uma agência especializada em viagens de negócios, já que elas têm a expertise e os contatos necessários para administrar melhor as burocracias envolvidas no planejamento desse tipo de evento.
Essas agências contam com equipes inteiramente dedicadas ao planejamento e à organização da viagem, que têm experiência para lidar com situações imprevistas e urgentes. Por conhecer vários fornecedores, elas também conseguem negociar melhores preços, o que ajuda a diluir um pouco o peso dos gastos extras. Elas ajudam a empresa a manter sua estratégia e aliviam os gestores corporativos do desgaste do planejamento. Assim, eles conseguem focar nos negócios e, por consequência, os resultados da viagem são mais produtivos. Muitas dessas empresas também têm um setor específico para resolver emergências, disponível 24 horas por dia, o que pode ser extremamente útil em viagens de última hora.
Como você pode perceber, apesar de o ideal ser mesmo o planejamento antecipado, dá sim para realizar uma viagem corporativa de última hora sem drama! O importante é manter o foco, pesquisar as melhores opções e, é claro, negociar sempre que possível.