As viagens corporativas são uma excelente forma de expandir os negócios, motivar o público interno, fortalecer a imagem da companhia e aproveitar novas oportunidades. Mas não é fácil planejar um evento desse tipo, pois existem muitos detalhes a serem pensados para que a viagem tenha um bom custo-benefício. E a forma como a reserva de hotel é realizada é um dos fatores mais importantes para manter as despesas abaixo do orçamento.
Quer saber como simplificar esse processo? Então é só continuar lendo!
Criar uma política de viagens corporativas clara e detalhada é essencial para simplificar a gestão. No documento, devem constar opções de hotéis, companhias aéreas, fornecedores em geral, o orçamento para as despesas de viagem, e também os parâmetros em que o viajante deve se basear, como, por exemplo, que tipo de despesa pode ser reembolsada, em que categoria de hotel é possível fazer a reserva, entre outras diretrizes.
Com uma política abrangente, a qualidade da viagem aumenta e os resultados são mais expressivos, o que impacta na relação de custo-benefício do evento.
A tecnologia pode ajudar nessa empreitada. Existem ferramentas que ajudam a encontrar os melhores preços e fazer a reserva de passagens e hotéis em conformidade com a política de viagens estabelecida.
Controlar o orçamento de viagem evita que as despesas excedam as expectativas e gerem prejuízo para a empresa. Por isso, na política de viagens corporativas, deve haver estratégias que proporcionem uma redução nos gastos. É preciso também administrar os chamados custos invisíveis, como o check-out com atraso, o no-show e outras tarifas que podem ser aplicadas, e analisar relatórios gerados a partir dos dados de viagens passadas.
O planejamento de uma viagem é uma tarefa exaustiva, e toda ajuda pode vir a calhar. Por isso, uma boa dica é incluir os colaboradores nessa função. Muitas tarefas envolvidas à gestão de viagens corporativas estão relacionadas aos conhecimentos e experiências de outros setores. Portanto, optar por uma gestão mais colaborativa pode tornar o planejamento ainda mais eficiente.
As diárias fracionadas são uma modalidade de hospedagem em que, ao invés de reservar o período de uma diária completa, reserva-se o quarto por um número determinado de horas. A principal vantagem de optar pelas diárias fracionadas é diminuir os custos da empresa de uma maneira sustentável e inteligente, já que não é necessário pagar pelas horas em que o colaborador não estiver efetivamente fazendo uso do serviço e, ao invés disso, pode-se investir em um hotel mais confortável.
A reserva de hotel não deve ser baseada somente no preço: há outros critérios que devem ser postos na balança, de acordo com o objetivo da viagem e a realidade da empresa. Por exemplo, em alguns casos a proximidade com o centro da cidade ou com sistemas de transporte público pode ser um diferencial.
Também é preciso avaliar se o tipo de acomodação ofertada atende à necessidade, se os serviços oferecidos são suficientes, se a diária inclui o desjejum, se há room service, Wi-Fi e estacionamento, entre outros fatores. Só assim é possível tomar a melhor decisão.
Optar pelas grandes redes hoteleiras pode transmitir uma ideia de segurança, mas nem sempre essa é a solução ideal. Em alguns casos, um hotel independente pode atender às demandas do viajante corporativo e sair bem mais barato, já que se tratam de estruturas mais simples, sem o nome famoso como chamariz. Além disso, é mais fácil negociar benefícios extras nesses casos, já que não há um protocolo da matriz a ser seguido.
No caso de viagens que envolvam eventos corporativos, contar com um espaço interno no próprio hotel pode ser muito prático. Com tudo sendo produzido no próprio hotel, é possível eliminar os custos logísticos, os gastos com transporte, além de poder contar com a infraestrutura e com a decoração do local. Assim, dá para concentrar o trabalho de produção e organização em um só lugar,
Não esqueça de se certificar sobre os serviços oferecidos, como coquetéis, coffee break, sala de conferência, equipamento adequado de áudio e visual, acesso à internet rápida e disponibilidade de cadeiras e mesas. Assim, o trabalho de produção torna-se bem menor.
Essas são as dicas que julgamos mais importantes para facilitar o processo de reservas de hotéis em uma viagem corporativa. Esperamos que tenham sido úteis para tornar sua gestão ainda mais eficaz!